Yksityisyys ja tietosuoja

Tietosuojalauseke lähetysten vastaanottajille

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Logitrail Oy (”Tietojen käsittelijä” tai ”Logitrail”) käsittelee kauppiaan (”Rekisterinpitäjä”) asiakkaiden ja sähköisten palvelujen käyttäjien (“Rekisteröity”) henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa. Logitrail noudattaa toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tämä tietosuojaseloste täydentää Rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta.

Tietojen käsittelijä

Logitrail Oy (Y-tunnus 2575223-3)
Ojakatu 3
21200 Raisio
e-mail: asiakaspalvelu@logitrail.com

Kerättävät henkilötiedot

Käsittelemme henkilötietoja vain niiltä osin, kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisestä suhteesta, annetuista luvista sekä Rekisteröidyn käyttämän selaimen yksityisyysasetuksista.

Lähetystiedot

Tiedot kerätään Rekisteröidyltä hänen tehdessään tilauksia, varauksia tai muutoin pyytäessä tuotteiden toimitusta verkkopalvelussa, sähköpostitse, puhelimitse tai henkilökohtaisesti. Alla mainituista henkilötietoryhmistä kerätään kulloinkin tarpeelliset tiedot. Osa tiedoista voi olla vapaaehtoisia.

• perustiedot, kuten nimi
• yhteystiedot, kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• lupa- ja kieltotiedot, kuten markkinointilupa tai tietojen julkaisukielto
• tilauksen lähdetiedot, esimerkiksi millä tavoin tilaus on tehty
• tilauksen sisältö ja tuotteet sekä niihin tehdyt muutokset ja peruutukset
• toivottu maksu- ja toimitustapa sekä tiedot suoritetusta maksusta
• tilauksen käsittelyyn liittyvät muut lisätiedot, kuten laskutustiedot tai käsittelyhistoria
• toimitukseen liittyvät tarkentavat tiedot kuten yritys, asunnon ovikoodi ja muut toimitusta koskevat lisätiedot
• mahdollisiin kuljetusreklamaatioihin liittyvät tiedot
• mahdollisiin asiakaspalautuksiin liittyvät tiedot
• mahdolliset Rekisteröidyn antamat muut lisätiedot

Tietyissä tilanteissa tiedot voi antaa Rekisteröidyn sijaan hänen valtuuttamansa henkilö, esimerkiksi edustamansa yhteisön yhteyshenkilö.

Verkkopalveluiden käyttötiedot

Verkkopalveluiden käytöstä kerätään tietoja Rekisteröidyn käyttäessä Logitrailin Rekisterinpitäjälle tuottamia sähköisiä Palveluja esimerkiksi Rekisterinpitäjän verkkopalvelussa käytettävää toimitustapavalintaa. Kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi:

• käytettävästä laitteesta tai sovelluksesta kerättävät tiedot, kuten selainversio, laitetyyppi, ruudun koko ja ip-osoite
• tiedot verkkopalveluiden käytöstä, kuten tiedot sivulatauksista, palvelussa vietetystä ajasta ja palvelussa liikkumisesta
• asiakaspalvelun kehittämiseen liittyvät tiedot, kuten verkkopalveluiden kautta annettu palaute

Verkkopalveluiden käyttäjät voidaan tunnistaa esimerkiksi yhteisöliitännäisten tai sähköpostiviestissä olevan tunnisteen perusteella.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusta

Logitrail käyttää kerättyjä henkilötietoja erilaisiin Rekisterinpitäjän asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiin toimenpiteisiin, kuten tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamiseen sekä asiakaspalvelun ja muun asiakastuen tarjoamiseen. Kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää Rekisterinpitäjän asiakasviestintään ja asiakassuhteen ylläpitoon. Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen tuotteen tai palvelun toimittamisesta (kuten verkkokauppatilaus) ja oikeutettuun etuun käsitellä tietoja asiakas- tai työntekijäsuhteen muodostavan toimenpiteen seurauksena (kuten tuotteen tilaus).

Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen

Rekisterinpitäjä ja Logitrail ovat sopineet keskenään henkilötietojen käsittelystä tämän tietosuojaselosteen ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön kuvaamalla tavalla. Logitrail toimii tietojen käsittelijänä ja vain Rekisterinpitäjän lukuun. Logitrail ei luovuta kolmannelle osapuolelle, ellei Rekisterinpitäjä näin erikseen kirjallisesti ohjeista. Poikkeuksena tästä on jotkut verkkopalveluiden käyttöön liittyvät tiedot, joiden luovuttamisen verkkopalveluiden käyttäjä voi halutessaan estää Evästekäytännössä kuvatuilla tavoilla.

Logitrail saattaa käyttää muita kolmansien osapuolten palveluita henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisissa tapauksissa Logitrail varmistaa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä kolmannelle osapuolelle annettavin kirjallisin ohjeistuksin. Logitrail toimittaa tiedot kolmannen osapuolen palveluista (ns. Alikäsittelijä) tarvittaessa Rekisterinpitäjälle.
Lisäksi Logitrail voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, mikäli soveltuva lainsäädäntö näin velvoittaa tai jos se on välttämätöntä Rekisterinpitäjän, Logitrailin tai Rekisteröidyn oikeuksien tai turvallisuuden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Logitrail ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, eikä henkilötietoja muutoinkaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Mikäli tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, tietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Evästeiden käyttö

Verkkopalveluidemme käyttökokemuksen parantamiseksi, sekä käytön seuraamiseksi ja helpottamiseksi käytämme evästeitä (cookies). Evästeet mahdollistavat lyhyiden tekstimuotoisten tietojen tallentamisen käyttäjän selaimeen myöhempää käyttöä varten. Lisätietoa evästekäytännöistä ja kolmansien osapuolten asettamista evästeistä on saatavilla kohdassa Evästekäytännöt.

Sijaintitietojen kerääminen ja käyttö

Logitrail ei pääsääntöisesti kerää tai käytä Rekisteröityjen tarkkoja sijaintitietoja. Sähköisiä palveluja käytettäessä tallennetaan kuitenkin käyttäjän ip-osoite, joka voidaan yhdistää maantieteelliseen sijaintiin yleensä kuntatasolla. Lisäksi esimerkiksi lähetyksiä noudettaessa tallennetaan seurantatietoja, jotka voidaan yhdistää tiettyyn sijaintiin, kuten noutopaikan sijaintiin.

Henkilötietojen säilyttäminen

Logitrail säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Voimassa oleva kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö voi kuitenkin velvoittaa Rekisterinpitäjän tai Logitrailin säilyttämään tietoja tätä pidempään. Tällaisissa tilanteissa noudatetaan lainsäädännön määrittämiä säilytysaikoja.

Sähköisten palvelujen käytöstä kertyviä tietoja säilytetään noin 12 kuukauden ajan sellaisessa muodossa, joista yksittäinen käyttäjä on tunnistettavissa.

Tiettyyn lähetykseen liittyvät yksityiskohtaiset Rekisteröityyn liittyvät asiakas- ja tilaustiedot säilytetään enintään 12kk lähetyksen arkistoinnin jälkeen. Lähetys katsotaan arkistoiduksi, kun se on joko noudettu Rekisteröidyn tai hänen valtuuttaman henkilön toimesta tai lähetyksestä on kirjattu asiakaspalautus.

Rekisteröidyn oikeudet ja vaikuttamismahdollisuudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa sekä oikeus tarkistaa ja korjata itseään koskevia henkilötietoja. Lisäksi Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista niiltä osin, kuin se on muun lainsäädännön puitteissa mahdollista. Rekisteröidyllä on oikeus myös siirtää itseään koskevat henkilötiedot toiselle Rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Näiden oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee esittää Rekisterinpitäjälle.

Tietoturva

Logitrail huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin fyysisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein suojatakseen tietoja katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja oikeudettomalta käytöltä ja luovutukselta. Logitrail pyrkii tietoturvalliseen henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi rajaamalla pääsyn henkilötietoihin ja varmistamalla, että työntekijät ja alihankkijat käyttävät henkilötietoja annettujen ohjeiden, sopimusten ja lainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojalauseke käyttäjille

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Logitrail Oy (”Tietojen käsittelijä” tai ”Logitrail”) käsittelee Logitrailin palvelun käyttäjien (“Käyttäjä”) henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa.

Rekisterinpitäjä

Logitrail Oy (Y-tunnus 2575223-3)
Ojakatu 3
21200 Raisio
e-mail: asiakaspalvelu@logitrail.com

Kerättävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• perustietoja, kuten nimi ja tehtävä kauppiaan organisaatiossa
• yhteystietoja, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
• tunnistamis- ja turvallisuustietoja, kuten käyttäjätunnuksia ja vastaavia tietoja, joilla voimme tunnistaa Käyttäjän
• käyttöoikeustietoja, kuten Käyttäjälle annettuja oikeuksia toimia kauppiaan edustajana
• suostumus- ja lupatietoja, kuten Käyttäjän antamia suostumuksia yhteydenpidon tavoista
• lokitietoja, kuten Käyttäjän palveluissa tekemiä toimenpiteitä
• asiakassuhteen hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten tietoja Käyttäjän yhteydenotoista Logitrailiin
• turvallisuuteen ja väärinkäytösten ehkäisyyn liittyviä tietoja
• historiatietoja, kuten tiedot Käyttäjän aiemmista ja muista kauppiaista

Käsittelemme henkilötietoja vain niiltä osin, kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Kerättävät henkilötiedot ja niiden käsittelyn laajuus vaihtelevat Logitrailin, Käyttäjän ja kauppiaan välisistä suhteista, annetuista luvista sekä Käyttäjän selaimen yksityisyysasetuksista.

Tietoja kerätään myös Käyttäjän käyttäessä Logitrailin tuottamia sähköisiä Palveluja. Kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi:

• käytettävästä laitteesta tai sovelluksesta kerättävät tiedot, kuten selainversio, laitetyyppi, ruudun koko ja ip-osoite
• tiedot palveluiden käytöstä, kuten tiedot sivulatauksista, palvelussa vietetystä ajasta ja palvelussa liikkumisesta

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusta

Logitrail käyttää henkilötietoja ensisijaisesti kauppiaan ja Logitrailin välisen sopimuksen täytäntöönpanon ja toteuttamisen kannalta tarpeellisiin toimenpiteisiin, kuten tilattujen tuotteiden tai palveluiden toimittamiseen, asiakaspalvelun ja muun asiakastuen tarjoamiseen sekä tietoturvallisuudesta huolehtimiseen. Kerättyjä tietoja voidaan lisäksi käyttää asiakasviestintään ja asiakassuhteen ylläpitoon.

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun käsitellä tietoja kauppiaan ja Logitrailin välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja/tai Rekisteröidyn suostumukseen, jonka hän on antanut hyväksyessään kutsun käyttäjätilin perustamiseksi Logitrailiin.

Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen

Logitrail ei pääsääntöisesti jaa tai luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolelle. Joitain henkilötietoja voidaan perustellusta syystä luovuttaa niille kauppiaille, joihin Käyttäjä on ollut tai tulee olemaan työsuhteessa tai muussa siihen verrattavassa suhteessa, kuten harjoittelijana tai talkoolaisena. Tietoja luovutetaan vain siinä laajuudessa, kuin tiedot ovat tarpeen kauppiaan ja Logitrailin välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai muutoin liittyvät asianomaisen kauppiaan ja Käyttäjän väliseen toimintaan.

Verkkopalveluita käytettäessä kolmansille osapuolille saatetaan luovuttaa joitain käyttöön liittyviä tietoja. Näiden luovuttamisen Käyttäjä voi halutessaan estää oman selaimensa asetuksista. Logitrail saattaa käyttää kolmansien osapuolten palveluita henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisissa tapauksissa Logitrail varmistaa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä kolmannelle osapuolelle annettavin kirjallisin ohjeistuksin.

Lisäksi Logitrail voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, mikäli soveltuva lainsäädäntö näin velvoittaa tai jos se on välttämätöntä Logitrailin, Käyttäjän tai kauppiaan oikeuksien tai turvallisuuden toteuttamiseksi.

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä tai Logitrail eivät pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, eikä henkilötietoja muutoinkaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Mikäli tietoja poikkeuksellisesti siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, tietoja käsitellään tämän tietosuojaselosteen ja lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Evästeiden käyttö

Verkkopalveluidemme käyttökokemuksen parantamiseksi, sekä käytön seuraamiseksi ja helpottamiseksi käytämme evästeitä (cookies). Evästeet mahdollistavat lyhyiden tekstimuotoisten tietojen tallentamisen käyttäjän selaimeen myöhempää käyttöä varten. Lisätietoa evästekäytännöistä ja kolmansien osapuolten asettamista evästeistä on saatavilla kohdassa Evästekäytännöt.

Sijaintitietojen kerääminen ja käyttö

Logitrail ei pääsääntöisesti kerää tai käytä Käyttäjien tarkkoja sijaintitietoja. Poikkeuksena on tilanteet, joissa sijaintitieto erikseen kysytään Käyttäjältä. Tällöin sijaintitietoa voidaan käyttää vain välittömästi sijainnin kysymisen jälkeen.

Verkkopalveluita käytettäessä tallennetaan käyttäjän ip-osoite, joka voidaan yhdistää maantieteelliseen sijaintiin yleensä kuntatasolla. Lisäksi joissain tilanteissa tallennetaan ja käsitellään tietoja, jotka voidaan yhdistää välillisesti tiettyyn sijaintiin, kuten esimerkiksi asiakaspalvelu- tai myyntipisteen paikkaan.

Henkilötietojen säilyttäminen

Logitrail säilyttää henkilötietoja niin kauan, kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Voimassa oleva kirjanpito- tai muu pakottava lainsäädäntö voi kuitenkin velvoittaa Logitrailin säilyttämään tietoja tätä pidempään. Tällaisissa tilanteissa noudatetaan lainsäädännön määrittämiä säilytysaikoja.

Verkkopalveluiden käytöstä kertyviä tietoja säilytetään noin 12 kuukauden ajan sellaisessa muodossa, joista yksittäinen käyttäjä on tunnistettavissa.

Rekisteröidyn oikeudet ja vaikuttamismahdollisuudet

Käyttäjällä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa sekä oikeus tarkistaa ja korjata itseään koskevia henkilötietoja. Lisäksi Käyttäjällä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista niiltä osin, kuin se on muun lainsäädännön puitteissa mahdollista. Käyttäjällä on oikeus myös siirtää itseään koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Käyttäjällä on oikeus kieltää suoramarkkinointi sekä vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Pääsääntöisesti Käyttäjä voi käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan omatoimisesti Logitrailin verkkopalveluissa tunnistautuneena. Siltä osin kun oikeuksia ei voida käyttää omatoimisesti, Käyttäjän tulee ottaa yhteyttä Logitrailin Oy:n asiakaspalveluun.

Tietoturva

Logitrail huolehtii henkilötietojen tietoturvallisesta käsittelystä asianmukaisin fyysisin ja teknisin tietoturvatoimenpitein suojataksemme tietoja katoamiselta, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja oikeudettomalta käytöltä ja luovutukselta. Logitrail pyrkii tietoturvalliseen henkilötietojen käsittelyyn esimerkiksi rajaamalla pääsyn henkilötietoihin ja varmistamalla, että työntekijät ja alihankkijat käyttävät henkilötietoja annettujen ohjeiden, sopimusten ja lainsäädännön mukaisesti.